Suite à la « matinale d’expert » à Vitropole le 30/11/2023 sur le thème de la facturation électronique et la digitalisation de l’entreprise.
L’entrée en vigueur de la facturation électronique nous invite tous à améliorer la digitalisation globale de l’entreprise par la même occasion.
-Préparer les outils de facturation à la conformité vis-à-vis de la règlementation afin d’éviter les problèmes techniques lors de l’entrée en application, de répondre à la demande de certains de vos clients ou fournisseurs, mais aussi pour assurer l’image de l’entreprise vis-à-vis de vos clients, prospects, salariés, fournisseurs…
-Par la même occasion, à améliorer la digitalisation globale de l’entreprise, pour élever la fluidité des échanges de l’entreprise, en interne et avec clients et fournisseurs.
La digitalisation, c’est quoi ?
La digitalisation en quelques exemples :
-Adopter une démarche «objectif zero papier»
-Dématérialisation (scan) du courrier et documents papier entrants, des règlements émis ou reçus ( Virements, prélèvements, carte bancaire,…) (éviter chèques, espèces, tickets cadeau papier…),
-Signature électronique : devis, contrats, bons de livraison, documents divers ;
-Site web : vitrine, marchand (selon l’activité)
-Gérer ses dossiers de manière numérique et collaborative
-Appels entrants : Identifier les clients et les dossiers en cours dès le décroché
…
La digitalisation, comment ?
Utiliser au mieux les outils informatiques existants
-Mettre en place éventuellement de nouveaux outils informatiques pertinents ( stats, developpementsspécifiques autour des outils existants, suivi achats,…)
-Optimiser les procédures en relation avec les processus numériques optimisés
-Mise en place de statistiques diverses (rentabilité des dossiers (‘pointage/fournitures’), activité …
-Partage de l’information : outils collaboratifs, permettre le traitement d’un dossier par plusieurs personnes qui accèdent toutes aux mêmes informations, documents, notes et compte rendus, échanges mails …
Quelques exemples : Gestion de stock avec douchette code barre, suivi des entrées (achats) , sorties ( ventes) rapprochement achats/vente/stock
Optimiser le processde contrôle des commandes réalisées, avant et après facturation : Avant : contrôle qualité, contrôle des documents scannés, BL,…Après : Contrôle de la facturation de toutes les commandes reçues (ponctuelles/récurrentes), rentabilité dossiers
La digitalisation, pourquoi ?
Les objectifs de la digitalisation :
Gagner en confort, en réactivité, en image de marque, en chiffre d’affaire, en rentabilité…
-Confort : Automatiser vos taches récurrentes et sans valeur ajoutée pour se concentrer sur des taches utiles
-Réactivité : Optimiser les délais, réduire les délais de réponse / d’attente vis à vis des clients,
-Gagner en visibilité (statistiques internes, tableaux de bord, suivi des dossiers de production, planning partagé…). Superviser les processexistants et optimiser les points d’amélioration rapidement.
-Gagner du Chiffre d’affaire : Gagner des clients et des ventes de par la réactivité d’envoi d’un devis, gagner des clients en ne perdant aucun appel entrant…
-Gagner du temps de travail en fluidifiant certains process
-Limiter les erreurs
-Permettre la mobilité et le télétravail
Les risques à maitriser :
La fuite ou perte de données:
Fuite: On parle du risque que vos données professionnelles et personnelles (informations sur les clients, salariés, …) soient consultées par des personnes qui n’ont pas à y avoir accès.Perte d’une clé USB, vol d’un PC portable, piratage, accès illégitime,… .
Perte: Suite à une panne, virus, suppression accidentelle…
-Sanctions financières (4% CA) prévues par le RGPD;
-Image de marque et réputation ;
-Difficultés commerciales (vol d’informations commerciales sensibles) ou de gestion interne (divulgation de bulletins de paye, d’informations fiscales, …).
Les bases pour une digitalisation sereine :
Audits techniques réguliers : Sécurité, RGPD, Sauvegarde.
S’assurer d’avoir un bon outil de sauvegarde fiable et à jour avec audit régulier.
Respect des règles RGPD (audit mis à jour régulièrement)
Audit sécurité (audit mis à jour régulièrement)
Les barrières à franchir :
Crainte du manque de maitrise des éléments
Amélioration des compétences à l’usage des logiciels et outils digitaux (formation utilisateurs)
L’acceptation des clients /fournisseurs à utiliser les processdigitaux (échange dématérialisé des factures, documents, paiements, utilisation de la signature électronique)
Les limites à se fixer :
Ne pas oublier la relation humaine clients/fournisseurs au bénéfice du «tout digital» qui ne répond pas toujours à toutes les demandes clients.
Avoir des outils numériques et digitaux mis à disposition des clients ne doit pas enlever la joignabilitéet la relation humaine ( SVI administrations, difficulté à joindre quelqu’un pour un problème non prévu par l’outil digital…).
Développement spécifique :
Vos problématiques qui peuvent être solutionnées par un développement spécifique.
Les « dossiers » sont éparpillés sur différents supports
Entre des mails d’un coté, des fichiers word, excelde l’autre, des notes ou compte rendus de réunion, ces éléments ne sont pas rassemblés et sont difficilement partagés avec les collaborateurs de l’entreprise et les personnes externes. Au-delà de sa boite mail, et de l’agenda, comment savoir quel dossier est à traiter en priorité par rapport à un autre, quel est le fil conducteur de l’ordre de tri prioritaire ? dossiers papiers, dossiers numériques : même problématique.
Vos processus internes sont à la traîne : Vos processus (administratifs, commercial, marketing, ressources humaines, finance, production, qualité…) sont peu fluides, génèrent des erreurs et font perdre un temps précieux à vos équipes.
Logiciels métiers inadaptés : Vous devez en permanence adapter votre manière de travailler aux logiciels métiers qui sont vieillissants et qui ne répondent plus parfaitement à votre besoin.
Les tâches répétitives sont chronophages : Vous passez trop de temps sur des tâches répétitives à faible valeur ajoutée et vous n’avez plus le temps pour ce qui compte vraiment.
